1、首先确定年会主题，邀请函的封面，由年会名称和“邀请函（书）”组成。
2、邀请函正文包括开头、主体和结尾三部分。在开头部分主要写明举办年会的背景和目的，用相应的敬语。主体部分需要阐明一些具体事项以及联系联络信息和联络方式。结尾处也可写“此致”，再换行顶格写“敬礼”亦可省略。
3、落款处署主办单位名称并盖章，最后写上成文时间，具体到某年某月某日。
邀请函要符合礼仪文书的行文要求，追求事务与礼仪的完美结合。写年会邀请函是应该语言简洁明了，看懂就行，文字不要太多太深奥，感情必须诚挚，充分地发散友好的感情信息。称呼中要用单称的写法，不宜用泛称（统称），以示礼貌和尊重。
范文一：
致各位合作伙伴：
在过去的20xx年，感谢贵公司的通力合作，使我公司取得了很大的成绩，在此xx有限公司全体员工向贵公司表示衷心的感谢！并祝贵公司在充满希望的20xx年生意兴隆，万事顺利。
新年即将到来，希望我们的合作计划在未来一年里更上一层楼，为了表示我们的谢意，我公司决定于20xx年x月x日举行迎新晚会，诚邀各位光临！
祝：新年吉祥如意！财源广进！
xx公司
20xx年x月x日
范文二：
xx公司：
我公司决定于20xx年x月x日在公司活动中心举办20xx年公司年会，该年会由我公司策划主办，主要包括开放式座谈和品尝美食等活动内容。
为了加强我们公司的经验交流，互相促进我们公司的发展，现在诚挚地邀请贵公司来参加我公司的年会。如蒙同意，请将贵公司同意参加年会的人员名字发送到我公司后勤部。特此函达。
xx公司
20xx年x月x日
范文三：
xx公司：
我公司决定于xxxx年xx月xx日在公司活动中心举办20xx年公司年会，该年会由我公司策划主办，主要包括开放式座谈和品尝美食等活动资料。为了加强我们公司的经验交流，互相促进我们公司的发展，此刻诚挚地邀请贵公司来参加我公司的年会。如蒙同意，请将贵公司同意参加年会的人员名字发送到我公司后勤部。特此函达。
xx公司
xxxx年xx月xx日
范文四：
尊敬的xx小姐/先生：
仰首是春、俯首成秋，xx公司又迎来了她的第xx个新年。我们深知在发展的道路上离不开您的合作与支持，我们取得成绩中有您的辛勤工作。久久联合、岁岁相长。作为一家成熟专业的企业我们珍惜您的选择，我们愿意与您一起分享对新年的喜悦与期盼。故在此邀请您参加xx公司举办的新年酒会，与您共话友情、展望将来。如蒙应允、不胜欣喜。
xx公司
xxxx年xx月xx日
