方法
主题
邮件的主题需明确清晰，让收件人一目了然邮件的相关内容。如【XXX项目】关于XXX问题的变更请求。一般邮件主题的括号内写入某某项目，便于收件人查阅与处理，后面紧跟邮件关于某问题的主旨描述。
可以使用感叹号在主题中，辅助明确邮件的紧急情况。切不可，乱用紧急邮件的标示，引起他人反感。
正文
正文称呼：在正文开头，一定是对收件人的称呼问好，这要养成习惯，一体现礼貌；二防止给无关人员带来困惑，因为有时候邮件要抄送给多个人，正文有收件人的称呼，收件人知道是于己有关而其他人也一目了然，不会造成混乱。正文语言简洁明了，分点叙述，条理清楚，直接进入主题，不要写得冗长，领导没工夫看。
附件提前放置
职场新人容易犯的错误是，邮件发出而附件不在。这样很容易影响自己在领导心中的形象，一个做事马虎的人，领导一般都会谨慎使用。
可以将附件命名为邮件主题的名字，这样首先将附件粘贴进邮件，邮件主题自动变为附件的名字。一方面，避免附件以后遗漏；另外，附件与主题同时出现，方便快捷。
尽量将PPT或Word转化为PDF，这样可以减少附件的容量，同时节约对方的流量，尤其对于用手机查收邮件的同事。如果附件中有图片，请尽量压缩图片在300KB以内，保证清晰的情况，缩短下载的时间与所耗流量。
内容逻辑清楚
邮件的内容部分，是邮件的核心内容。此时一定要保证让对方在最短的时间内，接收到更多的信息。
可以使用不同颜色和粗体，强调重点内容。但记得，一段话强调的词组不可过多，否则适得其反。比如，通知一个会议时，可将会议时间及地点等文字加大、加粗、换色，这样可避免对方遗失信息。
记得，刚入职那会儿，我需要同事帮忙将英语翻译为俄文，并需要他于下班前帮忙发送给某人。当时我将截止时间和发送给的人物，重点强调并突出。谁知对方遗漏了将英文翻译为俄文，造成很大的工作困扰。
此后，我便记得将重要的事情，重点突出，这样对方接受信息时更易反应并及时处理。
