1、明确发文主旨；
2、收集有关材料；
3、深入调查研究；
4、拟出写作提纲；
5、认真起草正文。
公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。公文的种类不同，它的特定对象、目的、条件不一样；但是它们有明显的共性，写作时必须遵循这些共同规律：符合政令，行文周严，格式规范，遵守规则，表述精当。
草拟公文，从构思到脱稿都要一丝不苟。动笔前应当做到：了解领导意图，弄清本文件的性质、行文目的、任务和范围； 认真阅读有关文件，明确政策界限；熟悉业务，必要时进行调查研究，了解实际情况，掌握工作规律。
